Privacy Policy

1. Inleiding
ORMIT hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van
haar websitebezoekers, opdrachtgevers, sollicitanten, (ex-) werknemers, partners, leveranciers en
overige stakeholders. ORMIT heeft daarom dit privacy statement opgesteld. ORMIT behandelt en
beveiligt de aan haar toevertrouwde persoonlijke informatie uiterst zorgvuldig. Met dit privacy
statement geeft ORMIT u inzicht hoe ORMIT in voorkomende situaties conform de Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG) met uw persoonsgegevens omgaat.
2. Wie zijn wij?
ORMIT BV
Dorpsstraat 85
3732HH de Bilt
Nederland
Dit Privacy Statement is tevens van toepassing voor moedermaatschappij ORMIT Holding BV en
zustermaatschappij ORMIT België NV.
ORMIT is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en heeft daarmee zeggenschap over de
verwerking van de persoonsgegevens en stelt het doel en de middelen voor de verwerking vast.
ORMIT schakelt soms andere bedrijven in om diensten voor haar uit te voeren. ORMIT blijft in deze
situaties eindverantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Met deze bedrijven
maakt ORMIT contractuele afspraken over de omgang van uw persoonsgegevens, zodat uw privacy
gewaarborgd blijft.
3. Technische informatie
Wanneer u onze website bezoekt verzamelt de website automatisch informatie over de (apparaten
van) onze bezoekers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld over informatie met welk apparaat de website
wordt bezocht, het IP-adres van uw apparaat, het IP-adres van uw Internet Service Provider, het
besturingssysteem dat u gebruikt, datum en tijd van uw bezoek, het internetadres van de website
vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt, de door u bezochte pagina’s en de informatie die u heeft
bekeken op de website, de geo locatie waar u zich bevindt en het materiaal dat u opstuurt naar en
downloadt van de website. Wij gebruiken deze technische informatie voor het beheer van de
website en ter verbetering van de kwaliteit en effectiviteit van onze website.
4. Cookies
ORMIT maakt gebruik van cookies en web statistieken. Zo zijn wij in staat te bekijken hoe bezoekers
onze website gebruiken. Zodoende kunnen wij onze website beter aanpassen op de
gebruiksvoorkeuren van onze bezoekers. Cookies zijn kleine stukjes informatie die op uw computer
worden opgeslagen. Bij een volgend bezoek aan onze website worden deze kleine stukjes informatie
herkend wat uw bezoek eenvoudiger maakt.
5. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?
In de volgende gevallen is het ons toegestaan uw gegevens te bewaren en verwerken:
• Als u ORMIT toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor
een of meer specifieke doeleinden.
• Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent,
of om op verzoek van u vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
• Als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ORMIT rust;
• Als de verwerking noodzakelijk is om uw of andermans vitale belangen te beschermen;
• Als de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van
een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan ORMIT is opgedragen
• Als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van
ORMIT of van een derde, behalve wanneer uw belangen of de grondrechten en de
fundamentele vrijheden die tot bescherming van uw persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen
dan die belangen.
6. Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden gebruikt om de aan u aangeboden diensten zo goed mogelijk te
kunnen verlenen, waaronder traineeship, consultancy, bemiddeling, payroll, salarisadministratie,
personeelsmanagement, persoonlijke ontwikkeling & inzetbaarheid, werving & selectie en
ambassadeurschap van onze organisatie.
ORMIT gebruikt uw gegevens onder andere voor onderstaande doeleinden:
* Vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar te brengen.
* Gewerkte uren te registreren en te verwerken in onze projectadministratie.
* Uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met een bemiddeling naar
een traineeship traject danwel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van
testresultaten.
* Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en
hiervoor de relevante administratie uit te voeren.
* Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de
opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.
* Ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een preemployment screening.
* Voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training,
opleiding en testen.
* Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne
controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.
* Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.
* Als we een werknemers- of personeels-/traineeshiprelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van
wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en
sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale
sanctiewetgeving.
7. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?
ORMIT kan als u kandidaat trainee of consultant, geplaatste trainee of consultant, (tijdelijke) (ex-)
werknemer, ambassadeur, zelfstandig ondernemer en/of zakelijke relatie bent van ORMIT, de
onderstaande persoonlijke gegevens verwerken. U bent zelf verantwoordelijk dat de door u
aangedragen persoonlijke gegevens juist en up to date zijn.
Sollicitant
* NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens
* Geboortegegevens, leeftijd, geslacht
* Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
* Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan
* Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid
van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring
* Op vrijwillige basis andere content waarmee u uzelf voorstelt (video, foto)
* Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of
noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet
Geplaatste trainee of consultant, (tijdelijke) (ex-) werknemer en zelfstandig ondernemer
Indien u voor ORMIT of haar opdrachtgevers kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt, kan ORMIT
onderstaande gegevens verwerken:
* NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, bank- en/of girorekeningnummer en andere
contactgegevens
* Geboortegegevens, leeftijd, geslacht
* Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
* Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan
* Gegevens over beschikbaarheid en verlof
* Nationaliteit, BSN & identiteitsbewijs (kopie identiteitsbewijs), een eventuele werkvergunning
* Gegevens in het kader van een pre-employment screening
* Gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige arbeidsbemiddelingen, alsmede
betreffende de beëindiging ervan
* Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid
van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring
* Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie
* Op vrijwillige basis andere content waarmee u uzelf voorstelt (video, foto)
* Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of
noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet
8. Derden
ORMIT kan uw persoonsgegevens doorgeven aan andere entiteiten van ORMIT, haar
opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens ORMIT diensten
verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En
in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een
gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.
De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang,
wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de
doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?”.
Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven buiten de Europese Unie. In het geval
daar wel sprake van is wordt daar melding van gedaan aan de betrokkenen.
9. Uw rechten
Wij hechten er waarde aan dat u makkelijk gebruik kan maken van uw rechten met betrekking tot de
verwerking van uw persoonsgegevens. Als u gebruik wenst te maken van een van de u toekomende
en hieronder benoemde rechten kunt u zoals onderstaand wordt omschreven contact met ons
opnemen.
Inzage en/of wijzigen gegevens
U kunt ons op elk gewenst moment via Privacy@ormit.nl of per brief naar Dorpsstraat 85 3732 HH
de Bilt verzoeken aan te geven welke (categorieën van) gegevens wij van u verwerken, voor welke
doeleinden dat gebeurt, van welke bron de gegevens komen en welke bewaartermijnen door ons
worden gehanteerd.
Daarnaast kunt u op elk gewenst moment contact met ons opnemen om uw gegevens aan te vullen,
te verbeteren of te verwijderen. Mocht onverhoopt blijken dat wij verkeerde persoonsgegevens van
u hebben verstrekt zullen wij dit rectificeren.
Indien u de beschikking heeft over een eigen besloten web-omgeving of een portal, dan kunt u
mogelijk ook zelf uw gegevens (gedeeltelijk) aanvullen, verbeteren of verwijderen.
Wanneer wij uw persoonlijke gegevens hebben gewijzigd stellen wij u hiervan op de hoogte.
Verwerking van uw gegevens beperken
Wanneer u het niet eens bent met de inhoud van de gegevens die wij van u bewaren, kunt u een
verzoek in dienen tijdelijk de verwerking van uw gegevens te beperken. Wij wachten dan met het
verspreiden van uw gegevens tot deze naar uw mening weer op orde zijn.
U kunt een verzoek tot een verwerkingsbeperking op elk gewenst moment, via Privacy@ormit.nl of
per brief aan Dorpsstraat 85 3732 HH de Bilt, indienen.
Wanneer wij verwerking van uw persoonlijke gegevens beperken stellen wij u hiervan op de hoogte.
Recht om gegevens over te dragen
U kunt de persoonsgegevens die wij over u bewaren, in een gestructureerde, gangbare en machine
leesbare vorm opvragen via Privacy@ormit.nl. U bent volledig vrij deze informatie over te dragen
aan een derde.
Recht om vergeten te worden
Wanneer u geen gebruik meer wenst te maken van onze diensten kunt u een verzoek indienen van
verwijdering van al uw persoonlijke gegevens. U kunt ons op elk gewenst moment via
Privacy@ormit.nl dan wel per brief naar Dorpsstraat 85 3732 HH de Bilt verzoeken al uw gegevens te
verwijderen.
U kunt daarnaast uw eventueel verleende toestemming om uw gegevens te verwerken op elk
moment intrekken. Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor u toestemming
had verleend staken tenzij wettelijke (uitzonderings)bepalingen van toepassing zijn. Het intrekken
van uw toestemming heeft echter geen invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.
Procedure, responstermijn en kosten
Wij proberen uw verzoeken als genoemd in dit hoofdstuk zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één
maand, te behandelen. Wij zijn verplicht uw identiteit te controleren voordat aan uw verzoeken kan
worden voldaan. Uw verzoeken worden in beginsel elektronisch behandeld, tenzij dat niet mogelijk
is of u anders verzoekt.
Voor de behandeling van uw voornoemde verzoeken brengen wij u in beginsel geen kosten in
rekening, tenzij uw verzoeken buitensporig zijn, kennelijk ongegrond of indien u bij het recht op
inzage om bijkomende kopieën verzoekt.
10. Beveiliging
ORMIT doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig
gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische
maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor
zover gegevens worden verstrekt aan gegeven bewerkers die namens haar diensten verlenen of
opdrachten uitvoeren, is ORMIT met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens
optimaal beveiligen.
11. Bewaartermijn
ORMIT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking
en conform de wettelijke bewaartermijnen.
12. Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek
Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door
ORMIT, dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via Privacy@ormit.nl of
Dorpsstraat 85 3732 HH de Bilt.
Indien u het niet eens bent met het gebruik door ORMIT van uw persoonsgegevens, kunt u eveneens
een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Datalek
Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden via
Privacy@ormit.nl.
14. Wijzigingen
ORMIT behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen of te wijzigen. Geen van
de bepalingen uit het privacy statement heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot
stand te doen komen tussen ORMIT en een betrokkene.
15. Overige bepalingen
Op de bepalingen uit dit privacy statement en alle hieruit voortvloeiende geschillen is Nederlands
recht van toepassing voorzover het onze Nederlandse vestigingen betreft. Voor onze vestiging te
België geldt het Belgische recht.
PRIVACY STATEMENT ORMIT
1 Introduction
ORMIT attaches great importance to the careful and safe handling of privacy-sensitive information
from its website visitors, clients, job applicants, (ex-) employees, partners, suppliers and other
stakeholders. That is why ORMIT has drawn up this privacy statement. ORMIT treats and secures the
personal information entrusted to it with the utmost care. With this privacy statement, ORMIT gives
you insight into how ORMIT deals with your personal data in certain situations in accordance with
the General Data Protection Regulation (GDPR).
2. Who are we?
ORMIT BV
Dorpsstraat 85
3732HH de Bilt
The Netherlands
This Privacy Statement also applies to parent company ORMIT Holding BV and its sister company
ORMIT Belgium NV.
ORMIT is the controller in the sense of the GDPR and thus has control over the processing of the
personal data and determines the purpose and the means for the processing.
ORMIT sometimes uses other companies to provide services for them. ORMIT remains responsible in
these situations for the processing of your personal data. With these companies, ORMIT makes
contractual agreements about the handling of your personal data, so that your privacy remains
guaranteed.
3. Technical information
When you visit our website, the website automatically collects information about (the devices of)
our visitors. This includes information about which device the website is visited with, the IP address
of your device, the IP address of your Internet Service Provider, the operating system you use, the
date and time of your visit, the internet address of the website from where you are directly linked,
the pages you have visited and the information you have viewed on the website, the geolocation
where you are located and the material that you send to and download from the website. We use
this technical information for the management of the website and for improving the quality and
effectiveness of our website.
4. Cookies
ORMIT uses cookies and webstatistics. This way we can see how visitors use our website. Thus, we
can better adapt our website to the usage preferences of our visitors. Cookies are small pieces of
information that are stored on your computer. During the next visit to our website these small
pieces of information are recognized which makes your visit easier.
5. When will we collect your personal data?
In the following cases, we may store and process your data:
• If you have given ORMIT permission to process your personal data for one or more specific
purposes.
• If the processing is necessary for the execution of an agreement to which you are a party, or to
take measures at the request of you before the conclusion of an agreement;
• If processing is necessary to comply with a statutory obligation resting on ORMIT;
• If processing is necessary to protect your or other people’s vital interests;
• If the processing is necessary for the fulfillment of a task of general interest or a task in the context
of the exercise of the public authority entrusted to ORMIT;
• If processing is necessary for the defense of the legitimate interests of ORMIT or of a third party,
except when your interests or the fundamental rights and fundamental freedoms that require the
protection of your personal data outweigh those interests.
6. Why do we collect your personal data?
Your personal data will be used to provide the services offered to you as well as possible, including
traineeship, consultancy, mediation, payroll, payroll administration, personnel management,
personal development & employability, recruitment & selection and ambassadorship of our
organization.
ORMIT uses your data for the following purposes, among others:
* Bring together supply and demand in the labor market.
* To register and process hours worked in our project administration.
* To be able to assess your suitability and availability regarding a mediation to a traineeship
trajectory or an assignment, in which also can be made use of test results.
* To enter and maintain an employee or personnel/broker relationship with you and to carry out the
relevant administration for this purpose.
* To be able to record an assignment with the client in an agreement with the client and to maintain
and fulfill the agreement with the client.
* To process data for the benefit of our clients in the context of a pre-employment screening.
* To promote your personal development and employability, including training, education, and
testing.
* For management purposes including management information, providing internal controls and
operational safety and performing audits and auditing.
* Quality objectives such as certification.
* If we have entered into an employee or staff/traineeship relationship with you, for compliance
with laws and regulations, including but not limited to identification, labor law, tax and social
security legislation, fraud prevention and national and international sanctions legislation.
7. What personal information do we collect from you?
ORMIT can, if you are a trainee or consultant, trainee or consultant, (temporary) (former) employee,
ambassador, independent entrepreneur and/or business relation partner of ORMIT, process the
personal data below. You are responsible for ensuring that the personal information you provide is
accurate and up to date.
Candidate
* Name and address details, e-mail address, telephone number and other contact details
* Birth date, age, gender
* Curriculum vitae (CV), information about trainings, internships and work experience
* Information about training and education and/or testing that you have followed or done yourself
or through us
* Other information that may or may be important in the assessment of the suitability of the
candidate, for example, references and qualifications and data concerning work experience
* On a voluntary basis other content with which you present yourself (video, photo)
* Other than the above-mentioned data whose processing is required pursuant to or necessary with
a view to the application of the law
Placed trainee or consultant, (temporary) (ex) employee and self-employed entrepreneur
If you going to work/work/have worked for ORMIT or its clients, ORMIT can process the following
data:
* Name and address details, e-mail address, telephone number, bank and/or giro account number
and other contact details
* Birth date, age, gender
* Curriculum vitae (CV), information about trainings, internships and work experience
* Information about training and education and/or testing that you have followed or done yourself
or through us
* Data on availability and leave
* Nationality, citizen service number & identity document (copy of identity document), a possible
work permit
* Data in the context of a pre-employment screening
* Information concerning the nature and content of the previous employment services, as well as
concerning their termination
* Other information that may or may be important in the assessment of the suitability of the
candidate, for example, references and qualifications and data concerning work experience
* Other data related to the personnel, salary and absenteeism registration
* On a voluntary basis other content with which you present yourself (video, photo)
* Other than the above-mentioned data whose processing is required pursuant to or necessary with
a view to the application of the law
8. Third parties
ORMIT may pass on your personal data to other entities of ORMIT, its clients, subcontractors (e.g.
data processors) who provide services on behalf of ORMIT or carry out assignments, suppliers,
government bodies and other business relations. And in all other cases where we can be obliged to
do so, for example by a court order or a court verdict.
The provision of the personal data takes place based on a legitimate interest, legal obligation and/or
to execute the agreement in accordance with the goals stated in “Why do we collect your personal
data?”.
Your personal data are in principle not passed outside the European Union. If this is the case, the
parties involved will be notified.
9. Your rights
We value that you can easily use your rights regarding the processing of your personal data. If you
wish to make use of one of the rights and rights mentioned below, you can contact us as described
below.
View and/or change data
You can request us at any time via Privacy@ormit.nl or by letter to Dorpsstraat 85 3732 HH de Bilt to
indicate which (categories of) data we process from you, for what purposes that happens, from
which source the data comes and which storage periods are used by us.
You can also contact us at any time to supplement, correct or delete your data. In the unlikely event
that we have provided you with incorrect personal data, we will rectify this.
If you have your own private web environment or a portal, you may also be able to (partially)
complete, correct or delete your data yourself.
If we limit the processing of your personal data, we will inform you accordingly.
Right to transfer data
You can request the personal data we hold about you in a structured, standard and machinereadable form via Privacy@ormit.nl. You are completely free to transfer this information to a third
party.
Right to be forgotten
If you no longer wish to use our services, you can submit a request for the removal of all your
personal data. You can request us at any time via Privacy@ormit.nl or by letter to Dorpsstraat 85
3732 HH de Bilt to delete all your data.
You can also withdraw your consent, if any, to process your data at any time. We will discontinue the
processing of your personal data for which you had granted permission unless statutory (exception)
provisions apply. However, withdrawing your consent does not affect the processing that has
already taken place.
Procedure, response time and costs
We try to deal with your requests as mentioned in this chapter as soon as possible, but within one
month at the latest. We are required to verify your identity before your requests can be met. Your
requests will in principle be handled electronically unless that is not possible or you request
otherwise.
For the processing of your aforementioned requests, we will not charge you in principle, unless your
requests are excessive, manifestly unfounded or if you request additional copies from the right of
inspection.
10. Security
ORMIT makes every effort to optimally protect your personal data against unauthorized use. We do
this based on physical, administrative, organizational and technical measures. For example, only
authorized persons have access to the data. If and insofar as data are provided to data processors
who provide services or carry out assignments on its behalf, ORMIT has agreed with them that they
also provide optimum protection of the personal data.
11. Storage period
ORMIT does not store personal data for longer than is necessary for the processing and in
accordance with the statutory retention periods.
12. Questions, comments, complaints or (suspicion) data breach
If you have any questions, comments or complaints about the protection of your personal data by
ORMIT, you can contact us in writing or by e-mail via Privacy@ormit.nl or Dorpsstraat 85 3732 HH de
Bilt.
If you do not agree with the use by ORMIT of your personal data, you can also submit a complaint to
the Dutch Data Protection Authority.
13. Data breach
If there is a (presumption of) a data breach, we request you to report this directly via
Privacy@ormit.nl.
14. Changes
ORMIT reserves the right to amend or change this privacy statement. None of the provisions of the
privacy statement is intended to establish any obligation or agreement between ORMIT and a data
subject.
15. Other provisions
Dutch law applies to the provisions of this privacy statement and all disputes arising from this,
insofar as it concerns our Dutch offices. Belgian law applies to our Belgian office.