Effectief informatiestromen organiseren

Informatiestromen binnen bedrijven worden door de digitalisering steeds uitgebreider en dus complexer. Des te belangrijker om deze informatiestromen goed te organiseren! Want door op een georganiseerde manier met je informatie om te gaan, verbeter je de kwaliteit van je bedrijfsprocessen en optimaliseer je de beslissingen die je neemt op basis van data. Maar hoe doe je dat? In dit blog geven we je 5 handige stappen voor het maken van een informatieplan!

Informatiestromen organiseren

Wat leveren goed georganiseerde informatiestromen jouw bedrijf op?

Om een succesvolle organisatie te zijn (en te blijven) is het niet alleen van belang de juiste informatie te vinden, maar ook om deze op een goede manier te gebruiken. Door het controleren en beheren van de informatiestromen zorg je voor efficiëntie, vernieuwing, inzichten, tevreden werknemers en klanten, en uiteindelijk voor meer winst.

Fouten in de data en klantinformatie veroorzaken een slechte reputatie van de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een datalek, onduidelijke database, of niet voldoen aan bepaalde regelgeving. Dit is allemaal te voorkomen met een doordacht en goed uitgevoerd informatieplan.

Naast het effectief organiseren van informatiestromen kunnen Vlammrs nog veel meer ondersteunen bij data gerelateerde vraagstukken. 

Informatiestromen binnen een bedrijf

De wereld staat bol van datagedreven informatie. Dus ook in jouw organisatie passeert een enorme hoeveelheid data de revue. Die gebruik je niet alleen om dagelijks werk uit te voeren, maar kan je ook inzetten om strategische beslissingen te nemen. Om de goede beslissingen te maken is het belangrijk dat de gegevens die je voorhanden hebt kwalitatief goed zijn, want alleen dan zet je de data om in waardevolle informatie. Als de data niet schoon is, of onbetrouwbaar, en je wel op basis daarvan keuzes maakt, zijn die keuzes vanzelfsprekend niet optimaal. Daarom is het essentieel dat je grip krijgt op de informatie én de informatiestromen binnen jouw bedrijf.

Deze informatiestromen omvatten alle informatie over relevante gegevens die nodig zijn voor het uitoefenen van dagelijks werk. Die ontstaan op verschillende plekken binnen en buiten de organisatie en kunnen worden opgeslagen in verschillende informatiebronnen.

We onderscheiden twee verschillende informatiestromen:
Verticale informatiestromen: betrekking op het nemen van beslissingen.
Horizontale informatiestromen: betrekking op het functioneren binnen een organisatie (bijv. tussen afdelingen).

Stappenplan voor het organiseren van informatiestromen

Elk bedrijf kent haar eigen bedrijfsprocessen: helder omlijnde activiteiten waar mensen en middelen aan te pas komen. Denk hierbij aan het inkopen van grondstoffen, het productieproces van een product of de verkoop van een product of dienst. Maar ook hoe je omgaat met vragen of klachten van klanten. Al deze processen hebben een analoog aspect: de mensen, producten of machines.

Elk proces heeft ook een digitaal aspect: e-mail, offertes, facturen en handleidingen. Werknemers en machines moeten beschikken over de juiste informatie om hun werk goed uit te kunnen voeren.

Wanneer je informatiestromen binnen een organisatie efficiënter wilt organiseren, kun je ze niet los zien van je processen. Daarom is het een goed idee om eerst de bedrijfsprocessen in kaart te brengen voordat je aan de slag gaat met het (re)organiseren van de informatiestromen.

1. Bedrijfsprocessen overzichtelijk maken

Door je bedrijfsprocessen overzichtelijk te maken, krijg je ook je informatiestromen helder. Welke processen vinden er dagelijks plaats in je bedrijf en hoe verlopen deze van begin tot eind?
Wat is het operationele en/of primaire proces van je bedrijf?
Activiteiten als inkopen, produceren en verkopen.
Welke ondersteunende processen zijn er?
Bijv. de werkzaamheden die de afdelingen marketing, HR of ICT uitvoeren.
Het is nuttig om elk proces op hoofdlijnen uit te tekenen, zo krijg je een goed beeld van wat er allemaal gebeurt.

2. Informatiestromen inventariseren

Wanneer de bedrijfsprocessen overzichtelijk zijn, kun je doorgaan naar de bestaande informatiestromen. Stel bij ieder proces de volgende vragen:
Wie of welke afdeling moet beschikken over welke informatie om dit proces goed te laten verlopen?
Wanneer moet deze informatie voor hen beschikbaar zijn?
Wie zijn er afhankelijk van deze informatie? En wanneer zou deze informatie voor hen beschikbaar moeten zijn?
Waar kan het mogelijk mis gaan?
Hoe bewaken we de kwaliteit van de data?
Ook hier kan het nuttig zijn om iedere informatiestroom uit te tekenen aan de hand van de processen.

3. Informatiebronnen identificeren

Omdat er een grote hoeveelheid aan informatiebronnen zijn, is het voor het overzicht fijn om ze te identificeren. Zo weet je snel waar welke informatie zich bevindt en kun je problemen snel opsporen. Daarnaast is het voor iedereen duidelijk waar ze bepaalde informatie moeten opslaan en voorkom je dat informatie op drie verschillende plaatsen handmatig wordt ingevoerd en opgeslagen. Zie het als een groot archief met categorieën waarvan iedereen weet wat ze betekenen.

Handig om deze categorieën of informatiebronnen in te tekenen bij de bedrijfsprocessen en informatiestromen. Zet er duidelijk bij voor welk proces en in welke informatiestroom welke databron hoort. Een Analytics Translator kan hierbij een grote rol spelen, hij of zij kan goed communiceren met zowel de data kant als de business kant van een organisatie. Zo kunnen alle lijntjes goed strak getrokken worden en ontstaat er een duidelijk beeld voor iedereen.

4. Samenbrengen van data

Er zijn vaak heel wat overlappingen wanneer je de bedrijfsprocessen, informatiebronnen en informatiestromen uitgetekend hebt. In ieder bedrijf maken verschillende afdelingen en medewerkers op een ander moment gebruik van data of voeren het in. Wanneer gegevens in meerdere informatiebronnen (op verschillende manieren) worden opgeslagen, kan dat ervoor zorgen dat deze informatie onbetrouwbaar wordt. Een foutje is natuurlijk menselijk, maar welke databron is dan nog te vertrouwen?

Het is verstandig om te onderzoeken of er een manier is om deze data, eventueel met behulp van API’s, samen te brengen in een single source of truth (SSOT: alle bedrijfsgegevens op één plek bewaren). Met minder databronnen heb je vanzelfsprekend minder kans op fouten en dat betekent betrouwbaardere informatie. Vervolgens leidt dat ook nog eens tot soepelere processen en betere resultaten. Hier kan een Analytics Translator de kwaliteit van het proces bewaken en periodiek controleren of alles nog gaat volgens het informatieplan.

5. Informatiestromen organiseren en monitoren

Als laatste stap is het tijd om de informatiestromen binnen je bedrijf te organiseren. Bijvoorbeeld door automatische workflows aan te maken waarin je de voortgang van het proces kunt monitoren. Dit klinkt misschien moeilijker dan het in werkelijkheid is, dit soort workflows kan je eenvoudig in SharePoint maken. Natuurlijk kan je er ook voor kiezen een eigen applicatie of portaal te ontwikkelen. Denk eraan dat het dan ook belangrijk is dat de toegangsrechten vanuit de gekoppelde bronnen behouden blijven.
Een continu proces

Zoals je misschien hebt gemerkt is het organiseren van je informatiestromen een behoorlijk groot project. Eigenlijk is geen enkel bedrijf ooit klaar met het stroomlijnen van haar informatiestromen. De wereld draait door en de razendsnelle technologische ontwikkelingen hebben non-stop gevolgen voor de bedrijfsprocessen, dienstverlening en het product. Het stroomlijnen van je informatiestromen is dus geen eenmalige activiteit, maar iets wat je constant in de gaten moet houden. Het is daarom handig om periodiek scans in te plannen van je informatiestromen. Dan weet je zeker dat jouw informatiestromen up-to-date blijven en voldoen aan alle eisen.