Robert aan de slag bij het Rode Kruis

De vraag

Het Rode Kruis is één van de bekendste NGO´s die Nederland rijk is. Het hoofdkantoor is gevestigd in Den Haag met daarnaast ook nog per regio een lokale Rode Kruis afdeling. Tijdens COVID-19 was er door heel Nederland sprake van een crisis situatie. In deze periode hielp het Rode Kruis bij het begeleid vervoer van en naar vaccinatielocaties en bij het aanleveren van EHBO personeel aan deze vaccinatielocaties. Kenmerkend voor dit soort acute hulpacties is de schaal waarin het moet plaatsvinden en de snelheid waarin het tot stand moet komen.

Het Rode Kruis heeft hier vanwege haar jarenlange ervaring dan ook expertise in opgebouwd. Het probleem dat de organisatie echter ervaarde was het ontbreken van tijd om alles tot in detail te verantwoorden in de data. Naast het meten van de efficiëntie van de organisatie wil het Rode Kruis ook graag inzichten ophalen uit deze databronnen. Dus hoe kan het Rode Kruis door middel van de beschikbare data efficiënter te werk gaan en welke inzichten zijn nog meer te ontsluiten uit deze databronnen?

Robert’s journey

Zie hier hoe Robert stap voor stap zijn opdracht heeft uitgevoerd

Start

Tijdens een standup werd het team van Robert ingelicht over een vraag bij een van de vaccinatielocaties waar het Rode Kruis helpt waarbij mogelijk geholpen zou kunnen worden. Er zouden problemen zijn met de invoer van gegevens in het Rode Kruis Tools systeem.

Probleemstelling

Robert was gevraagd hierbij de lead te nemen en nam direct contact op met de hulpzoekende partij. Al snel kon er een eerste (online) gesprek plaatsvinden, waarbij Robert samen met zijn collega vragen konden stellen over wat het probleem nu precies was. Het bleek te gaan over het bijhouden van de verschillende soorten letselbeelden. Het huidige proces was nu te omslachtig en gevoelig voor menselijke fouten.

Ideeën, ideeën, ideeën

Robert heeft toen dit probleem voorgelegd bij andere data professionals en informatiemanagers bij het Rode Kruis. Daarnaast beschreef hij ook al een aantal ideeën om dit op te lossen waaronder een verandering in het Rode Kruis Tools systeem of het bouwen van een app om letselbeelden te makkelijk te kunnen invoeren. Echter waren beide ideeën niet haalbaar vanwege een nieuwe versie van het systeem. Uiteindelijk kwam het team van Robert samen met de andere specialisten bij het Rode Kruis uit om een eenvoudigere manier van invoeren via een formulier met een overzicht in Excel.

Go with the flow

Met behulp van een verkregen fysiek voorbeeld van het letselbeeldregistratieformulier kon Robert een online formulier maken waar de aantallen van de letselbeelden konden worden geregistreerd op een wekelijkse basis. Naast dit formulier moest Robert ook een Microsoft Flow maken om dit weg te schrijven naar een Excel bestand om daar vervolgens een overzicht in te hebben.

Resultaat

Dit formulier en Excel bestand heeft Robert toen gepresenteerd aan de oorspronkelijke vraagsteller en die was erg tevreden en ging dit als tussenoplossing gebruiken. Indien er later alsnog complicaties waren dan kon ook nog worden teruggekoppeld om verbeteringen aan te brengen, maar dit bleek in dit geval niet nodig.

Het resultaat

Robert heeft bij het Rode Kruis gezorgd voor meer inzicht en efficiëntie wat betreft de aanpak omtrent data. Aan de hand van dashboards, geautomatiseerde Excel documenten en het creëren van meer overzicht heeft Robert een positieve impact gehad op de on- en off boarding en de facturatie van het personeel. Deze middelen worden nog steeds op een
dagelijkse basis gebruikt. Naast de daadwerkelijke oplossingen hebben Robert zijn werkzaamheden als data scientist ook kunnen bijdragen aan het creëren van meer bewustwording omtrent de waarde van data en de zichtbaarheid hiervan binnen de organisatie. Door de stappen die Robert heeft genomen bij het Rode Kruis heeft hij voor de organisatie in korte tijd een groot aantal problemen snel kunnen verhelpen en daadwerkelijk waarde gecreëerd.